Microsoft Copilot 現在可以直接幫你建立：
Word。
Excel。
PowerPoint。
真正的檔案。
但不要第一句就只寫：
「幫我做一份簡報。」
今天只多花：
一分鐘。
在 Prompt 前面固定寫四行：
成品。
對象。
必留。
不能補。
這四行的目的不是：
寫一篇很厲害的 Prompt。
而是：
先把工作邊界講清楚。
第一行：成品
先說：
到底要做什麼。
不是只說：
「整理一下。」
而是：
「建立一份 6 頁 PowerPoint。」
「建立一份 2 頁 Word Project Brief。」
「建立一份有月度 Summary 的 Excel Workbook。」
為什麼要先說？
因為同一批資料，
如果最後要做：
主管簡報。
客戶提案。
內部紀錄。
預算表。
需要的結構：
完全不同。
所以第一行先回答：
最後要交什麼？
第二行：對象
接著說：
這份東西：
給誰看。
例如：
主管。
客戶。
新進員工。
財務人員。
專案團隊。
這一行很短，
但非常重要。
因為：
給主管看的簡報
和：
給執行同事看的文件
根本不是同一份東西。
主管可能需要：
結論。
風險。
下一步。
同事可能需要：
細節。
Owner。
日期。
操作方式。
所以第二行回答：
誰會使用這份成品？
第三行：必留
這一步最容易被忽略。
把：
不能被 AI 自己縮掉的內容
先列出來。
例如：
一定要保留：
客戶確認的三個需求。
正式活動日期。
目前預算。
已知風險。
下一步。
如果是 Excel：
一定要保留：
原始收入。
支出。
月份。
分類。
總計。
如果是 PowerPoint：
一定要有：
問題。
資料。
建議。
風險。
下一步。
也就是：
哪些東西就算版面不好看，也不能消失？
第四行：不能補
最後補一句：
「資料裡沒有的日期、金額、數字、承諾或結論，不要自行補。」
這一句非常值得養成習慣。
因為 AI 做文件時，
最容易讓人放鬆警戒的地方就是：
它會把東西：
整理得很完整。
標題有。
段落有。
表格有。
簡報也很好看。
但：
完整
不等於：
資料真的存在。
例如你只有三份客戶資料
裡面寫：
活動日期。
參加人數。
場地。
但是：
沒有：
正式預算。
如果你只說：
「幫我做一份完整活動提案。」
AI 為了讓提案：
看起來完整，
可能嘗試補出：
預算結構。
可能項目。
估算。
如果這是一份：
腦力激盪文件，
沒問題。
但如果你要：
真的送給客戶，
就很危險。
所以先說：
沒有來源的金額，不要補。
四行合起來，可以長這樣
成品：
建立一份 6 頁 PowerPoint。
對象：
給明天下午開會的主管看。
必留：
客戶三個主要需求、目前時程、兩個風險、下一步。
不能補：
資料沒有的日期、金額、數字或客戶承諾不要自行加入。
接著才放：
真正的：
Meeting Notes。
資料。
檔案。
這就夠了。
不需要一開始寫 500 字 Prompt
Microsoft 官方本來就建議：
描述：
要建立什麼檔案。
需要哪些內容。
長度。
語氣。
Agent 如果需要：
還會再問：
Clarifying Questions。
所以今天這個 4 行框架
不是：
取代所有 Prompt 技巧。
它只是先確保：
四個最容易造成返工的地方有講清楚。
為什麼「對象」會減少返工？
假設你說：
「幫我做 8 頁 AI 導入簡報。」
沒有說：
給誰。
AI 可能做出：
AI 是什麼。
生成式 AI。
市場趨勢。
工具介紹。
看起來：
沒錯。
但如果真正對象是：
一間 5 人公司的老闆，
他真正想知道的可能是：
哪一步先做？
要花多少時間？
風險在哪？
誰確認？
值不值得？
內容方向就完全不同。
不是 AI 不會做。
是：
你沒告訴它誰要看。
為什麼「必留」比「請整理完整」更有用？
因為 AI 做摘要或簡報時，
一定會：
取捨。
10 頁資料
不可能：
全部塞進：
6 頁簡報。
所以真正重要的是：
你先決定：
什麼可以縮。
什麼不能縮。
例如：
客戶明確說：
「一定要 10 月 15 日以前完成。」
這句：
不能因為版面不夠
被整理成：
「10 月完成。」
因為：
資訊精度變了。
所以：
必要日期。
正式數字。
限制。
條件。
承諾
最好直接列進：
必留。
「不能補」不是叫 AI 什麼都不要推理
這也要分清楚。
你仍然可以要求：
分析。
整理。
比較。
產生建議。
例如：
「根據這三個風險，提出三個可能的處理方案。」
這是：
分析任務。
沒問題。
但如果資料中沒有：
「客戶已同意延後一天。」
AI 就不能把：
建議
寫成：
已確認事實。
所以真正要限制的是：
不要把推測包裝成已知資訊。
Word 特別適合用這四行
例如你要做：
Project Brief。
可以先寫：
成品：
2 頁 Word Project Brief。
對象：
給新的專案成員閱讀。
必留：
專案目的、範圍、Deadline、負責人、目前風險。
不能補：
未確認的日期、Owner、預算不要自行加入。
接著：
把原始資料交給 Word Agent。
AI 先做：
第一版。
你再回 Word：
正式修改。
Excel 的「不能補」更重要
因為 Excel：
看起來最容易讓人相信。
表格。
公式。
圖表。
百分比。
一旦做出來，
很有：
「這一定是算出來的」
感覺。
所以如果用 Excel Agent，
第四行可以改得更直接：
「缺少原始數據的欄位留空，不要用估算值代替。」
例如：
沒有 9 月成本，
就：
留空。
不要為了讓 Chart：
完整
自己猜一個值。
PowerPoint 則最需要「必留」
因為做簡報：
一定會大量濃縮。
所以你可以寫：
必留：
正式數字。
結論依據。
三個主要風險。
來源限制。
下一步。
這樣 AI 在壓縮內容時，
比較知道：
哪些是：
不能為了版面漂亮
而拿掉的東西。
Agent 做完後，先看 Preview
Microsoft 官方流程本來就有：
Review Preview。
這一步不要跳過。
不要只看：
「哇，真的做出 PowerPoint 了。」
先問四件事。
1
成品：
是不是你指定的形式？
2
對象：
語氣和資訊深度適合嗎？
3
必留：
是不是全部還在？
4
不能補：
AI 有沒有偷偷補出：
你原始資料沒有的事？
這其實剛好就是：
四行 Prompt
反過來變成：
四項 QA。
也就是同一套規則，可以同時控制 Input 和 Output
產生前：
用四行定義。
產生後：
用四行檢查。
這會比：
只說：
「幫我再檢查一下」
更具體。
因為「檢查一下」
AI 又要猜：
到底檢查：
語法？
格式？
內容？
數字？
完整性？
而你已經有：
四個固定檢查點。
第一版不好，也不要立刻全部重做
例如：
PowerPoint 結構大致正確，
但：
第 3 頁太長。
第 5 頁缺風險。
不要重新下：
整份 Prompt。
Microsoft 官方也支援：
對已產生 Draft
繼續給高層次 Feedback。
例如：
「第 3 頁縮短一半。」
「新增一頁風險。」
「把結論移到第 2 頁。」
接著再回：
PowerPoint
做真正細修。
AI 最有價值的地方：
不是：
一次命中 Final。
而是：
讓 First Draft 比空白頁更接近你要的東西。
如果 Agent 反問你問題，不要覺得它很笨
例如它問：
「這份文件給誰看？」
「需要幾頁？」
「語氣正式還是簡短？」
這反而表示：
你原本的要求：
還缺 Context。
回答完：
通常比直接叫它：
「你自己決定」
更容易得到：
可用版本。
這四行也不只適用 Microsoft Copilot
任何會替你做：
報告。
簡報。
試算表。
提案。
摘要。
文件
的 AI，
都可以使用。
因為它真正解決的是：
工作規格。
不是：
Microsoft 專屬語法。
你甚至可以把它：
存成自己的固定模板。
固定模板就四個欄位
成品：
我要最後得到什麼？
對象：
誰要看／誰要使用？
必留：
哪些內容一定不能被縮掉？
不能補：
哪些資訊沒有證據就必須留白？
每次：
30 秒填完。
再把資料交給 AI。
這其實是一個很小的 Workflow 改造
以前：
先讓 AI 做。
↓
發現錯。
↓
重做。
↓
補資料。
↓
再改。
現在：
先花一分鐘定規格。
↓
AI 做 First Draft。
↓
按四項檢查。
↓
進 Office 精修。
真正要比較的不是：
Prompt 多花一分鐘。
而是：
後面少了多少重做。
可以直接測 5 次
接下來五份：
Word。
Excel。
PowerPoint
都用同一個四行框架。
記兩個數字：
第一
第一版有多少可以直接保留？
第二
從 First Draft 到完成：
還要改多久？
如果：
原本 AI 做完後
要修：
25 分鐘。
用四行規格後：
降到 12 分鐘。
這才代表：
這個 Prompt 方法：
真的改善 Workflow。
不是因為：
它看起來比較專業。
如果時間完全沒有下降，就不用迷信模板
也可能你的工作：
本來就不適合。
例如：
高度創意。
資料每次差異很大。
格式本來就一直變。
那這四行：
幫助有限。
AI Workflow 最重要的是：
測。
不是：
相信某一套 Prompt
適合所有工作。
今天真正要學的只有一句
下一次叫 Copilot：
建立 Word。
Excel。
PowerPoint
以前，
不要只說：
「幫我做一份。」
先補四行：
成品：我要什麼。
對象：誰要看。
必留：什麼不能消失。
不能補：資料沒有什麼就別猜。
AI 做完：
再用同樣四行
反過來檢查。
這一分鐘，
真正目的不是：
讓 AI 更會寫。
而是：
讓第一版更接近真正能工作的版本。
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