AI 快問快答｜2026/09/17：Nova Companion 沒有 Bot 加入會議，就代表可以不用告知客戶正在轉錄嗎？

不代表。

這裡很容易把：

兩件完全不同的事情：

混在一起。

Nova Companion：

最大的特色之一：

就是：

不用讓 Meeting Bot 加入通話。

它可以直接：

從自己的：

Mac。

或：

Windows 電腦：

取得 System Audio。

所以：

Google Meet。

Zoom。

Teams。

甚至：

其他 VoIP Call：

都可以轉錄。

畫面上：

不一定會出現：

第三個 AI Participant。

但是：

沒有 Bot。

不等於：

沒有在轉錄。

更不等於：

不用告知對方。

AI Notetaker 和 Companion，差別主要是「怎麼拿到聲音」

AI Notetaker：

會像一個：

可見的 Participant：

加入 Meeting。

大家：

比較容易注意到：

「現在有 AI 在記錄。」

Nova Companion：

則是：

在你的電腦：

直接 Capture Audio。

畫面上：

可能只有：

你。

和：

客戶。

所以：

技術上：

更安靜。

也比較不打擾 Meeting。

但 Consent 規則沒有因此消失

Pipedrive 官方：

明確說明：

Participant Notice。

Consent Setting。

同樣適用於：

AI Notetaker。

以及：

Nova Companion。

也就是：

選擇哪一種：

只是：

Recording Method：

不同。

不是：

Consent Requirement：

自動變成不同。

這也是為什麼「Bot 有沒有出現」不是判斷標準

真正要問的是：

這場 Conversation 現在是不是正在被錄音或轉錄？

如果答案是：

是。

那麼：

就應該先確認：

所在地法律。

公司政策。

客戶約定。

以及：

Participant Preference。

到底要求：

什麼。

Pipedrive 提供三種 Participant Notice 做法

第一種：

No automatic alerts。

名字最容易：

讓人誤會。

它不是：

「不用告知。」

而是：

Nova：

不替你：

自動寄通知。

告知。

以及：

需要的 Consent：

改由你：

自己在 Nova 以外完成。

第二種：Alert with an opt-out

Nova：

可以：

在 Meeting 前：

通知參與者：

這場會議：

會被轉錄。

對方：

如果不願意：

可以：

Opt out。

Meeting Host：

則必須：

尊重：

這個選擇。

第三種：Require consent

這個模式：

更直接。

Nova：

會先要求：

Participant：

表達：

同意。

或：

拒絕。

回覆狀態：

會出現在：

Nova。

讓 Meeting Organizer：

知道：

誰：

已同意。

誰：

拒絕。

誰：

還沒有回覆。

但即使 Nova 幫你收 Consent，責任仍然不是丟給軟體

Pipedrive：

自己就寫得很清楚。

Meeting Organizer：

仍然負責：

確保：

使用 Nova：

符合：

適用法律。

組織政策。

以及：

參與者的選擇。

也就是：

不能說：

「Pipedrive 有 Consent Button，所以法律問題都由 Pipedrive 負責。」

不是。

Recording Rule 本來就會因地區不同

有些地方：

只需要：

特定一方同意。

有些地區：

則要求：

所有 Participant：

都必須同意。

而且：

公司本身：

也可能訂：

比法律更嚴格的：

Internal Policy。

所以：

真正能不能錄：

不能只靠：

Nova 畫面：

替你決定。

最安全的理解方式其實很簡單

把它拆成：

三層。

第一層：

技術。

Nova：

能不能錄？

第二層：

規則。

這場 Meeting：

允不允許錄？

第三層：

人。

對方：

有沒有被告知？

需要 Consent 時：

有沒有同意？

三個問題：

不要混在一起。

技術上能錄，不代表規則允許

這和：

手機本身：

可以錄音：

是一樣的。

功能：

存在。

不是：

合法性判斷。

更不是：

客戶同意。

所以：

AI Meeting Tool：

愈方便。

這一層：

反而愈不能省。

尤其 Companion 更容易讓人忘記

因為：

AI Notetaker：

真的：

出現在：

Meeting Participant List。

對方：

很容易注意。

Companion：

沒有 Bot。

你：

甚至可以：

完全不改：

原本 Meeting Flow。

這是：

它的優點。

但也是：

為什麼：

使用者更需要：

主動處理告知。

Pipedrive 甚至把這件事直接做進 Companion Setup

設定 Nova Companion：

會進到：

Participant Notice：

相關設定。

讓你選：

怎麼通知：

與會者。

而且：

Pipedrive 明確說：

這些 Notice：

無論使用：

Companion。

還是：

AI Notetaker。

都適用。

如果 Participant 拒絕呢？

那就不是：

「AI 已經開了，很麻煩，繼續一下。」

Pipedrive 的說明是：

如果有人：

Opt out：

Meeting Host：

必須：

尊重這個 Preference。

對 Companion：

就是：

停止：

這次 Transcription。

這一點甚至適用臨時電話

Nova：

也可以：

Record：

沒有先排進 Calendar：

的：

Unscheduled Call。

但是：

Pipedrive：

一樣要求：

開始以前：

先確認：

所有 Participant：

知道：

Meeting：

會被轉錄。

並且：

遵守：

適用規則。

所以：

「臨時電話」

也不是：

Consent Exception。

例如業務臨時接到客戶電話

聊到一半：

發現：

內容很多。

想說：

「我現在按一下 Nova Record Call，等一下就不用做筆記。」

這時：

真正正確的下一步：

不是：

偷偷按下去。

而是：

先確認：

這通電話能不能開始轉錄。

需要告知：

就先告知。

需要同意：

就先同意。

再：

開始。

也不要把「通知」和「同意」當成完全一樣

例如：

Nova：

寄出一封：

「本次 Meeting 將被轉錄」

的 Email。

這叫：

Notice。

但：

是不是：

只要通知就足夠？

仍然要看：

適用規則。

某些情況：

可能：

必須取得：

更明確的 Consent。

所以：

產品有：

Alert。

不代表：

法律上的 Consent：

必然完成。

這也是 Require consent 模式存在的原因

如果：

你的使用場景：

需要：

更明確地：

記錄參與者：

同意／拒絕。

就可以：

使用：

Require consent。

但：

真正使用哪一種模式：

仍應該：

配合：

公司政策。

以及：

適用規則。

如果公司每天有很多 Sales Meeting，最好不要讓每個業務自己猜

這才是：

真正容易出問題的地方。

Sales A：

覺得：

Zoom 有錄音圖示：

就夠。

Sales B：

會：

先 Email。

Sales C：

用 Companion：

覺得：

沒 Bot：

不用說。

最後：

同一家公司：

三種做法。

比較好的方式是：先訂一條統一 Meeting AI Policy

不用：

寫成：

20 頁法律文件。

至少：

先回答：

四件事。

哪些 Meeting 可以轉錄？

哪些 Meeting 不可以？

開始以前怎麼告知？

對方拒絕時怎麼停？

這四件：

先定清楚。

工具：

才會：

真的變方便。

哪些 Meeting 更應該保守？

例如：

高度敏感：

Contract Negotiation。

M&A。

法律爭議。

員工問題。

客戶機密。

Security Incident。

特殊個資。

這些：

不是說：

一定不能用：

AI Transcription。

而是：

不能：

看到 Nova：

有 Recording：

就預設：

「都打開比較方便。」

一場會議值得不值得錄，也應該問「真的需要嗎？」

例如：

內部：

5 分鐘：

確認午餐。

完全沒有必要：

產生：

Transcript。

反過來：

一場：

一小時：

客戶需求訪談。

後面：

真的需要：

Summary。

Next Step。

CRM Update。

那：

Transcription：

可能：

很有價值。

不要把「AI 能記」變成「所有東西都要記」

這是：

AI Meeting Tool：

非常容易出現的：

另一種問題。

錄得越多：

資料：

越多。

管理：

也越複雜。

真正比較好的：

不是：

Default Record Everything。

而是：

有明確用途再錄。

例如這場 Meeting 錄下來，後面要做什麼？

如果答案是：

產生：

Summary。

更新：

CRM。

確認：

Next Step。

找：

Customer Commitment。

那：

用途：

很清楚。

如果答案只是：

「反正 AI 可以錄。」

那：

反而應該：

再想一次。

還有一個很容易被忽略的問題：轉錄不是單純「當下聽」

Meeting 結束後：

會留下：

Transcript。

Summary。

甚至：

後續 CRM Suggestion。

這表示：

你做的：

不是：

只讓 AI：

暫時聽一下。

而是在：

建立：

新的 Business Record。

所以：

公司還應該知道：

這些資料：

會去哪裡？

誰：

看得到？

多久：

保留？

後續：

怎麼使用？

Nova FAQ 也說明，它可能處理 Meeting Recording 和 Transcript

根據啟用功能：

Nova：

可能：

處理：

CRM Data。

Email。

Calendar。

Recording。

Transcript。

這些：

都可能：

是：

Business Data。

所以：

Meeting Consent：

只是：

第一層。

後面還有：

Data Governance。

但也不要因此把 AI Meeting Tool 想得太可怕

正確做法：

不是：

「有隱私問題，所以全部不要用。」

而是：

把：

可以省時間的部分：

和：

需要控制的部分：

分開。

Nova：

幫你：

準備 Meeting。

轉錄。

整理。

提出 CRM Update。

確實：

可以拿掉很多：

Sales Admin。

只要：

Recording：

這一步：

有清楚：

Boundary。

最簡單的判斷可以記成一句話

「看不到 Bot，只代表收音方式不同。」

不代表：

沒有 Recording。

不代表：

沒有 Transcript。

不代表：

對方：

自動同意。

更不代表：

公司規則：

自動失效。

如果你是 Sales Manager，可以直接做一件事

打開 Nova：

設定：

Participant Notice。

然後：

不要只問：

「哪個最方便？」

先問：

「我們的 Meeting Policy 要求哪一種？」

如果：

由公司自己：

事先通知。

那：

No automatic alerts：

可能：

可以配合。

如果：

需要：

讓對方：

能明確拒絕：

可以：

Opt-out。

如果：

需要：

先留下明確 Consent：

就用：

Require consent。

而且不要忘記「拒絕之後真的要停」

Consent：

不是：

UI Decoration。

如果：

客戶：

已經選：

不要轉錄。

最糟糕的做法：

就是：

Meeting：

還是照樣錄。

真正好的 AI Workflow：

不是：

只在畫面上：

有一個：

Privacy Setting。

而是：

人：

真的尊重：

那條 Boundary。

所以今天的答案很簡單

Nova Companion：

沒有：

AI Bot：

加入 Meeting。

的確：

可以讓：

Sales Call：

更自然。

但：

它仍然：

正在取得：

Meeting Audio。

並建立：

Transcript。

因此：

Bot 是否出現在畫面上，和 Participant 是否需要被告知，是兩個不同問題。

真正應該記住的是：

錄音方式可以變得看不見，告知與同意責任不能跟著消失。

今天，和 AI 一起進步一點。

每天學會一個 AI 技巧。

每天節省一點時間。

每天提升一點能力。

SasaDaily，陪你一起成長。

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