Ask Gemini in Google Chat 最方便的地方，
也是最容易讓人問得太大的地方。
因為它可以幫你從：
Gmail。
Drive。
Calendar。
Chat
找工作資料。
所以很多人第一句很可能會說：
幫我整理 Project Alpha。
問題是：
哪一段時間？
整理什麼？
哪些算已確認？
整理完要不要直接做下一步？
全部沒有說。
今天只學一個很簡單的方法。
每次用 Ask Gemini 查工作以前，
先寫四段：
範圍。
時間。
要找什麼。
先不要行動。
第一段：範圍
先告訴 AI：
你現在只處理哪一件工作。
例如不要寫：
幫我整理最近的客戶工作。
改成：
只處理 Project Alpha。
或者：
只整理 ABC 客戶的網站改版專案。
為什麼？
因為同一個 Gmail、Drive、Calendar 裡，
很可能同時有：
十個客戶。
十幾個專案。
名字還可能：
很像。
範圍沒有寫清楚，
AI 就必須自己猜：
哪些資料屬於同一件事。
尤其是同一個客戶有很多專案時
例如：
ABC 公司網站。
ABC 公司廣告。
ABC 公司年度合約。
ABC 公司新品活動。
如果只寫：
整理 ABC 最近的進度。
可能把：
不同工作
混在一起。
所以第一句最好就是：
只處理「ABC 官網改版」專案。
先把：
邊界
畫出來。
第二段：時間
接著告訴 AI：
你要哪一段時間。
例如：
只看最近 7 天。
或者：
只整理昨天上午 9 點之後的新資訊。
或者：
只看上一次週會結束後的新變化。
為什麼？
因為工作資料最大的敵人之一就是：
舊資訊。
例如三星期前客戶說要星期五上線
後來又改成：
下星期。
如果 AI 把三星期前的 Email 找回來，
卻沒有注意到：
後面的變更，
就可能整理成：
上線日期：星期五。
文字沒有讀錯。
文件也真的存在。
但答案：
已經過期。
所以「最近進度」最好不要讓 AI 自己定義
直接寫：
只使用最近 7 天的 Gmail、Chat、Drive 與 Calendar 資訊。
或者：
如果找到更早資料，只能當背景，不要把它當成目前最新決定。
這樣：
更清楚。
第三段：要找什麼
這是最重要的一格。
不要只說：
「整理一下。」
而要告訴 AI：
整理完到底要回答：
哪幾個問題。
例如：
只找三件事：
- 已確認的新變更
- 明確指派給我的待辦
- 尚未決定的問題
這樣 AI 就不需要：
把所有內容都摘要。
因為「完整摘要」通常不是最好用的摘要
假設一個 Chat Space 有：
120 則訊息。
裡面真正影響你工作的，
可能只有：
5 則。
如果 AI 把 120 則濃縮成：
40 行，
你還是要：
重新閱讀。
真正有用的是：
它知道：
你現在到底要找什麼。
例如準備早上工作，可以只找這三類
已確認變更
哪些事情已經：
真的改了？
我的待辦
哪些事情：
明確要我處理？
未解問題
哪些事情：
現在還沒有答案？
這三類比：
「昨天大家聊了什麼」
更接近工作。
第四段：先不要行動
最後一定加一句：
先只整理並附來源，不要寄信、排會議、建立任務或修改文件。
這一句很重要。
因為 Ask Gemini 不只會：
找資料。
它也可以協助：
建立文件。
準備訊息。
管理行事曆。
甚至在符合資格的帳號中處理更多 Tasks。
所以查資料和：
採取行動
最好不要混在同一句 Prompt。
為什麼？
假設你說：
找到客戶最新要求，幫我回覆並安排會議。
如果 AI 第一個步驟：
找錯要求，
後面就可能：
根據錯誤資訊寫回覆。
再根據錯誤資訊：
排會議。
第一個小錯誤，
一路往後放大。
所以第一輪只做「Read」
也就是：
先讀。
先找。
先整理。
先附來源。
不要：
Send。
不要：
Schedule。
不要：
Create。
不要：
Modify。
看完資料後，再做第二輪
例如第一輪 Ask Gemini 回答：
客戶最近確認三件事：
A。
B。
C。
而且都有：
來源。
你自己確認：
沒有問題。
再說：
根據剛才已確認的 A、B、C，
幫我準備回覆草稿。
不要自行加入新的日期、價格或承諾。
這時才進入：
Prepare。
草稿看完，再決定要不要真正行動
例如：
幫我找下星期三個 30 分鐘候選時間。
先列出時間，不要直接建立 Calendar Event。
再確認一次。
最後才說：
使用第二個時間建立會議。
這樣：
找資料。
準備。
真正執行
就是三個不同步驟。
一分鐘版本可以直接這樣寫
只處理【專案／客戶名稱】。
只查看【時間範圍】內的 Gmail、Drive、Calendar 與 Chat 資料。
請只找：
- 已確認的新變更
- 明確指派給我的待辦
- 尚未解決的問題
每項都附上原始來源。
如果不同來源互相衝突，請分開列出，不要自行選一個當答案。
第一輪只整理資料。
不要寄出訊息、建立或修改會議、建立 Task，也不要修改任何文件。
這就是：
今天全部的方法。
為什麼還要寫「來源互相衝突就分開列」？
因為真實工作很常：
不同地方寫不同版本。
例如 Gmail：
星期五交。
Chat：
可能改下星期。
Calendar：
還是舊日期。
Drive 的 Project Plan：
甚至一個月沒更新。
這時 AI 最危險的做法是：
偷偷替你決定：
哪個才是真的。
比較好的答案應該是
Gmail
星期五。
Chat
有人提出可能延後，但尚未確認。
Calendar
仍顯示星期五。
然後告訴你：
目前資料存在衝突。
這才有用。
不要要求 AI「幫我選最新的就好」
除非有一個非常清楚的：
版本規則。
例如公司明確規定：
Calendar 才是正式交付日期。
或者：
只有 Project Manager 的確認訊息才算正式。
否則：
時間比較新
不一定等於：
權限比較高。
例如實習生今天說「應該下星期」
不一定能推翻：
昨天客戶正式確認的星期五。
所以工作資料有兩種「新」：
時間比較新
最近說的。
權限比較高
有權做決定的人說的。
AI 不能只看：
Timestamp。
還要看：
工作規則。
如果公司有正式規則，可以一起放進 Prompt
例如：
交付日期以客戶正式 Email 確認為準。
Chat 裡的討論只能當補充，不得自行覆蓋正式日期。
這就會比單純說：
「找最新版」
更安全。
「範圍」也不要只靠關鍵字
例如專案叫：
Project Sunrise。
另一個舊專案也曾經使用：
Sunrise
當活動名稱。
只靠文字搜尋，
還是可能：
混進來。
所以如果有：
特定 Drive Folder。
特定 Chat Space。
特定客戶。
特定文件
都可以在問題裡：
說清楚。
Ask Gemini 本身也能使用不同 Workspace 來源
Google 官方現在說明，
Ask Gemini 可以搜尋：
Gmail。
Drive。
Calendar。
Chat
等 Workspace Context。
而 Google 的 Workspace AI 也逐漸提供：
來源選擇與搜尋範圍控制。
所以使用 AI 找工作資料時，
真正成熟的習慣不是：
「資料越多越好。」
而是：
完成這個問題需要哪些資料？
例如只想知道今天會議，不需要整個 Drive
如果問題只是：
今天下午有哪些會議？
那根本不需要：
搜尋所有客戶文件。
同樣地，
如果只是找：
上星期某份簡報，
也不需要：
同時研究整個 Web。
工作 Context 不是：
愈多愈聰明。
很多時候反而是：
愈精準愈好。
但要特別注意：Prompt 裡寫「只看 Project Alpha」不是系統權限
這一點非常重要。
今天教的四段方法，
是在告訴：
Gemini 這一次工作應該怎麼做。
它不是：
系統層級的存取控制。
如果你的帳號原本能看到其他資料
寫：
只看 Project Alpha
不等於其他 Drive 文件突然：
被鎖住。
真正決定 Gemini 可以存取哪些 Workspace 資料的，
仍然包括：
公司管理員設定。
來源系統的分享設定。
檔案擁有者權限。
Workspace AI 控制。
所以：
Prompt 範圍
和：
系統權限
不能混為一談。
這就像你跟助理說「今天只整理 A 客戶」
助理仍然可能擁有：
B 客戶資料夾的鑰匙。
你今天只叫他：
不要碰。
這是：
工作指令。
真正的權限控制則是：
他根本有沒有：
那把鑰匙。
兩層都重要。
所以敏感資料仍然要靠真正的權限管理
例如：
人事資料。
薪資。
醫療資訊。
法律文件。
財務。
客戶機密。
不要只依靠：
Prompt 寫：
「不要查看。」
真正不該看的資料，
應該從：
權限層
就限制。
那今天這個方法到底解決什麼？
它解決的是：
工作問題太模糊。
例如：
資料很多。
時間很長。
專案很多。
AI 又可以採取下一步。
所以先限制：
範圍。
時間。
問題。
行動。
讓第一次答案：
比較容易檢查。
一個實際例子
假設你是：
活動公司專案經理。
明天下午要跟客戶開會。
不要問：
幫我整理明天開會要知道的東西。
改成：
只處理「2026 秋季新品發表會」。
只看最近 14 天的 Gmail、Chat、Drive 與 Calendar。
幫我找：
- 客戶正式確認的新需求
- 已改變的時間或場地資訊
- 明確分配給我的待辦
- 目前仍沒有答案的問題
每一項附來源。
如果 Email、Chat、文件或 Calendar 內容不一致，請分開列出。
先不要寫信、安排會議、建立 Task 或修改任何檔案。
這一輪做完，
你先看：
答案對不對。
第二輪才問：「哪些需要我今天處理？」
例如：
根據剛才已確認的資料，
只列出今天如果不處理，
會影響明天會議的事情。
這樣：
再縮小一次。
第三輪才讓 AI 準備工作
例如：
幫我把前三件事整理成明天會議的 Agenda 草稿。
注意還是：
草稿。
第四輪才執行
如果真的需要：
寄出去。
改 Calendar。
建立文件。
再做。
這種方式會比：
一句：
全部幫我處理好
慢幾十秒。
但對正式工作來說，
可能省掉：
大量返工。
特別是 Ask Gemini 已經可以管理 Calendar 時
例如 Google 官方列出的能力包括：
建立會議。
重新安排會議。
刪除既有事件。
找空檔。
這些功能：
很方便。
也正因為方便，
才更值得把：
查詢
和：
修改
分開。
找錯時間和改錯時間是兩種不同成本
AI 說：
我找到星期三下午有空。
如果錯了，
你可以：
不採用。
但如果它已經：
把六個人的會議直接改掉，
影響就變成：
六個人的時間。
所以 AI 每往：
Action
靠近一步，
確認的價值就：
更高。
Catch Up 也可以使用同一套四段法
不要：
我昨天錯過什麼？
而是：
範圍：
只看 Product Launch Space。
時間：
昨天上午 9 點到今天上午 9 點。
要找什麼：
已確認決定、我的待辦、尚未解決問題。
行動：
只附來源並整理，不要建立任何 Task 或會議。
這會比：
摘要全部未讀訊息
實用很多。
Morning Brief 也一樣
不要：
幫我整理今天工作。
可以寫：
範圍：
只處理我目前的三個主要專案。
時間：
最近 24 小時。
要找什麼：
今天已排會議、直接指派給我的事情、昨天之後改變的 Deadline。
行動：
只整理，不要寄訊息或修改 Calendar。
一樣四格。
找檔案也一樣
不要：
找上星期那個簡報。
改成：
範圍：
Project Alpha。
時間：
最近 10 天。
要找什麼：
Amy 分享給我的最新版簡報。
如果有多個版本，全部列出修改時間與來源，不要自行刪除或覆蓋任何檔案。
這樣你比較不會拿到：
錯版。
今天這個方法也能用在其他企業 AI
不是只有：
Ask Gemini。
例如：
Glean。
Microsoft 365 Copilot。
Notion AI。
ChatGPT 連接工作資料。
任何 AI 開始可以：
跨多個企業資料來源搜尋，
都可以先問：
哪個專案？
哪段時間？
我要哪幾類答案？
第一輪可以採取行動嗎？
這四個問題非常通用。
為什麼 AI 愈能讀公司資料，Prompt 反而愈需要縮小？
因為以前 AI：
不知道公司任何事情。
問題是：
Context 太少。
現在可能剛好相反。
AI 可以搜尋：
幾年的 Email。
大量 Drive 文件。
很多 Chat。
Calendar。
問題開始變成：
Context 太多。
而且裡面同時有：
新的。
舊的。
正式的。
討論中的。
已取消的。
彼此矛盾的。
所以 AI 工作下一個重要能力，
可能不是：
餵更多資料。
而是：
知道這次到底該看哪些資料。
最後記住這個四行模板就好
範圍
這一次只處理：
哪個專案？
哪個客戶？
哪個主題？
時間
只看：
哪一段？
要找什麼
只回答：
哪幾個問題？
先不要行動
第一輪：
只找。
只整理。
附來源。
不要動系統。
今天真正要記住的一句話
Ask Gemini 可以一次碰到：
Gmail。
Drive。
Calendar。
Chat。
這很方便。
但 AI 能看到的 Context 愈多，
第一句 Prompt 就愈不能只寫：
「幫我整理一下。」
先縮成：
範圍。
時間。
要找什麼。
先不要行動。
讓 AI 第一輪只負責：
把正確資料找回來。
等你確認來源之後，
再讓它：
準備。
最後才：
執行。
AI 真正幫你省時間，
不是因為：
一次做得最多。
而是因為：
第一次就先做對該做的那一小段。
今天，和 AI 一起進步一點。
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每天節省一點時間。
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SasaDaily，陪你一起成長。
