一封看起來只有幾段文字的郵件，可能同時要求你完成好幾件事。
對方可能想安排會議、索取報價、請你補文件，還順便詢問交件時間。
如果直接把郵件交給 AI，要求它「幫我回覆」，AI 很可能寫出一封語氣流暢的信，卻漏掉其中一項真正需要處理的工作。
今天只學一個方法：回覆複雜郵件前，先請 AI 整理成「對方要求、缺少資料、下一步」。
為什麼不要一開始就叫 AI 寫回信？
因為寫出一封完整郵件，和正確完成郵件要求，是兩件不同的事。
AI 可能：
- 只回答最後一個問題。
- 漏掉需要附上的文件。
- 自行猜測尚未確認的日期。
- 替你承諾價格或交件時間。
- 沒有發現對方提供的資料不完整。
- 把討論方向誤認為正式決定。
因此，第一步不是寫得好不好，而是先確認這封郵件到底要你做什麼。
一封回覆寫得很有禮貌，卻漏掉真正的任務，仍然是一封沒有完成工作的郵件。
第一欄：對方要求什麼？
先請 AI 只整理對方明確提出的要求。
例如一封客戶郵件可能包含：
- 確認下週是否能開會。
- 提供兩個可選時段。
- 補上最新版提案。
- 說明價格是否包含修改。
- 確認月底能否交件。
這些要求不要全部濃縮成一句「客戶想了解合作內容」。
每一項都應該分開列出，才能逐項確認是否已經處理。
只整理明確要求，不要替對方增加需求
AI 有時會根據語氣推測對方真正想要什麼。
例如對方寫：
最近時間比較趕，希望可以盡快確認。
這句話可能表示對方希望早點得到回覆，但不代表對方已經要求你保證提前交件。
因此可以要求 AI 分開標示：
- 明確要求：郵件中直接提出的事項。
- 可能期待：從語氣推測，但仍需要確認的事項。
不要把推測直接寫成正式承諾。
第二欄：目前缺少什麼資料？
看懂要求後，再檢查你是否已經擁有完成回覆所需的資料。
可能缺少：
- 最新報價。
- 正式交件日期。
- 行事曆中的可用時間。
- 應該附上的檔案。
- 主管或合作夥伴的核准。
- 客戶尚未提供的尺寸或規格。
如果資料不足，AI 不應直接補出一個看起來合理的答案。
它應該標示：
- 目前無法確認的事項。
- 需要向誰取得資料。
- 是否應該先向寄件者追問。
缺少資料時，最專業的回覆不是猜一個答案，而是清楚說明還需要確認什麼。
第三欄：下一步要做什麼？
最後，把每一項要求轉成具體行動。
例如：
- 查詢下週行事曆。
- 找出最新版提案檔案。
- 向負責人確認修改次數。
- 重新檢查交件排程。
- 準備回覆草稿。
- 附上正確文件。
- 等待人工確認後寄出。
下一步要寫成可以執行的動作，不要只寫「處理客戶問題」。
愈具體，愈不容易漏掉。
可以直接使用這個 Prompt
請先不要替我寫回信。請閱讀以下郵件，整理成三部分：一、對方明確要求我完成哪些事項；二、目前缺少哪些資料，哪些內容不能直接確認；三、回覆前需要完成哪些下一步。請把每一項要求分開列出，不得自行猜測價格、日期、交件時間或正式承諾。最後再列出寄出前需要我確認的內容。
把郵件貼在 Prompt 後面，再檢查 AI 整理的三個部分。
實際範例：客戶同時詢問會議、報價與交期
假設你收到一封郵件：
我們想安排下週討論新版網站，也想確認目前報價是否包含兩次修改。如果月底前可以完成，請把最新版提案和可開會的時間一起寄給我。
AI 應該整理成：
對方要求：
- 安排下週會議。
- 確認報價是否包含兩次修改。
- 確認是否能在月底前完成。
- 提供最新版提案。
- 提供可開會的時間。
缺少資料：
- 目前正式報價的修改範圍。
- 月底前交件是否可行。
- 下週行事曆的可用時段。
- 哪一份檔案是最新版提案。
下一步：
- 核對正式報價。
- 檢查目前工作排程。
- 查詢行事曆。
- 找出最新版提案。
- 準備完整回覆。
- 確認內容與附件後寄出。
這時才讓 AI 根據已確認資料準備郵件草稿。
第二段 Prompt：資料確認後再寫回信
以下資料已經確認：報價包含兩次修改；目前可以在月底前完成；可開會時間是星期二下午三點或星期四上午十點；最新版提案是「網站提案第三版」。請根據原始郵件準備回覆草稿，逐項回答對方的要求，並在結尾列出預計附上的檔案。不要自行增加其他承諾，也不要替我寄出。
這樣 AI 使用的是你已經確認的資料，而不是自行推測。
寄出前用要求清單重新檢查
回覆草稿完成後，不要只檢查文句是否順暢。
把草稿和第一欄的要求逐項對照：
- 會議時間有沒有提供？
- 修改範圍有沒有回答？
- 交件日期有沒有確認？
- 最新版提案有沒有附上？
- 是否出現未經同意的新承諾？
可以再輸入：
請把回覆草稿和原始要求逐項比較，標示「已回答、尚未回答、回答可能超出授權」。不要修改內容，先只列出檢查結果。
哪些內容不能由 AI 自行補寫？
- 價格與折扣。
- 正式交件日期。
- 合約條件。
- 退款與賠償。
- 庫存與空房狀態。
- 醫療、法律與財務判斷。
- 代表其他人做出的承諾。
這些內容即使過去郵件中曾經出現，也不代表現在仍然有效。
AI 可以找到舊資料供你參考，但不能直接把舊條件套用到新案件。
郵件裡有附件時要加做什麼？
要求 AI 把附件也列入工作清單。
例如：
- 附件是否能正常開啟。
- 附件是不是對方提到的版本。
- 是否需要填寫或簽署。
- 回覆時要不要重新附上。
- 附件是否包含敏感資料。
不能只因為檔案名稱看起來正確，就假設內容一定正確。
正式寄出前仍要開啟檢查。
遇到很長的郵件討論串怎麼辦？
長郵件串最容易混合舊要求與新要求。
可以加上一句：
請以最新一封郵件為主要要求，再從前面的對話中找出仍然有效的背景。已經取消、完成或被新決定取代的事項，不要列入下一步；無法判斷是否仍有效時，標示待確認。
這能減少 AI 把三週前的討論重新當成今天的工作。
哪些郵件適合使用這個方法？
- 客戶同時提出多個問題。
- 郵件包含附件與表單。
- 需要查詢行事曆或工作排程。
- 涉及報價、交期或修改範圍。
- 郵件討論串很長。
- 需要多人提供資料才能回覆。
- 回覆後還有後續追蹤工作。
如果只是一封簡單的「謝謝，已收到」，就不需要建立完整三欄整理。
怎麼處理資訊不足的郵件？
有些郵件只有一句：
可以照上次的方式處理嗎？
這時 AI 不應直接回答「可以」。
先確認：
- 「上次」指的是哪一次案件。
- 當時使用的是什麼條件。
- 這次的數量、日期與範圍是否相同。
- 過去條件現在是否仍有效。
可以先準備追問：
為了確認本次需求，想請問您所指的是哪一次合作，以及這次的數量、時間與交付範圍是否和上次相同？確認後我們再提供正式安排。
先補齊資料，比直接猜測「上次的方式」更安全。
AI 可以自行查過往郵件嗎？
具備郵件連接能力的 AI 工具，可能在取得授權後查詢過往對話。
但仍要注意：
- 是否查到同名但不同案件的郵件。
- 過去條件是否已經失效。
- 舊郵件中的內容是否只是討論。
- 是否混入其他客戶資料。
- 目前授權範圍是否過大。
最安全的做法，是要求 AI說明它使用了哪些郵件與日期，讓你能重新核對。
AI 找得到舊資料，不代表舊資料今天仍然可以直接使用。
三欄整理後，哪些事情仍要由人決定？
- 是否接受對方的條件。
- 正式價格與折扣。
- 能否承諾交期。
- 哪些文件可以分享。
- 回覆語氣是否符合關係與情境。
- 郵件是否可以正式寄出。
AI 的工作是把問題與準備事項整理清楚，不是替你承擔商業責任。
最常見的五個錯誤
- 直接叫 AI 回信，沒有先列出全部要求。
- 資料不足時，允許 AI 自行補上答案。
- 只檢查文字，沒有檢查附件。
- 把過往條件直接套用到新案件。
- 草稿完成後，沒有重新對照原始郵件。
這些問題會讓郵件看起來完成了，實際工作卻仍有遺漏。
一分鐘操作流程
- 第一步：貼上郵件，先不要寫回覆。
- 第二步：整理對方要求、缺少資料與下一步。
- 第三步：由你補充或確認資料。
- 第四步：再請 AI 準備回覆草稿。
- 第五步：逐項對照要求並檢查附件。
- 第六步：由你確認後送出。
今天只記住這三件事
- 對方要求：這封郵件到底要你完成什麼。
- 缺少資料：哪些事情目前還不能回答。
- 下一步：回覆之前需要先做哪些工作。
使用 AI 處理郵件時，先確認任務，再補齊資料，最後才寫回覆，通常比直接要求一封漂亮的信更可靠。
今天，和 AI 一起進步一點。
每天學會一個 AI 技巧。
每天節省一點時間。
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SasaDaily，陪你一起成長。
