一般使用 ChatGPT 時，我們通常提出一個問題，收到一個回答，再自己把內容複製到文件、試算表或簡報中。
但有些工作不是一個答案就能完成。
例如準備行銷計畫，可能要先閱讀客戶資料、研究市場、整理重點、建立簡報，再依照不同平台改寫內容。
ChatGPT Work 的用途，就是把這些分散的步驟串成一段可以持續進行、由使用者檢查與調整的完整工作流程。
ChatGPT Work 是什麼？
ChatGPT Work 是 ChatGPT 裡的工作型 AI Agent。
它可以把一個較大的目標拆成多個步驟，並利用使用者提供或授權的資料持續完成工作。
它可以協助：
- 研究網站與市場資訊。
- 閱讀文件與參考資料。
- 整理跨工具取得的內容。
- 建立文件、試算表與簡報。
- 製作網站或互動式工作頁面。
- 更新長期進行中的專案。
- 依照排程執行重複工作。
ChatGPT Work 的重點不是多回答幾個問題，而是把目標、資料、步驟與成果放在同一段工作中。
它和一般 ChatGPT 對話有什麼不同？
一般對話比較適合：
- 解釋一個概念。
- 修改一段文字。
- 整理一份文件。
- 回答單一問題。
ChatGPT Work 則適合處理需要多個步驟的工作。
例如：
- 讀取客戶研究資料。
- 整理三個主要痛點。
- 研究競爭者的公開資訊。
- 建立行銷活動方向。
- 產生簡報與執行清單。
- 依照回饋再次修改。
使用者可以在過程中查看進度、補充資料、改變方向，並在重要操作前確認。
可以連接哪些工作資料？
ChatGPT Work 可以透過外掛或連接功能，取得使用者授權的工作內容。
官方列出的類型包括：
- Slack 與 Microsoft Teams。
- Google Drive 與 SharePoint。
- 電子郵件與行事曆。
- CRM 客戶管理系統。
- 專案管理工具。
- 公司內部資料與工作系統。
連接之後，使用者可以要求 ChatGPT 從指定來源取得資料。
例如：
請讀取這個專案資料夾中的客戶訪談、上週會議紀錄與最新銷售報表，整理三個最重要的客戶問題，再建立一份下週提案簡報初稿。沒有資料支持的內容請標示待確認。
AI 並不是自動取得所有公司資料。
它能看到什麼，取決於使用者、管理員與工作空間所授予的權限。
內建瀏覽器可以做什麼？
ChatGPT 桌面版加入內建瀏覽器，可以把網站研究與文件製作放在同一個工作空間中。
例如可以要求它：
- 研究特定市場。
- 比較多個公開來源。
- 整理競爭者提供的服務。
- 從網站收集指定資訊。
- 把研究結果整理成表格。
- 根據最新資料更新原有文件。
這可以減少在瀏覽器、文件與 ChatGPT 之間反覆複製貼上的時間。
但研究結果仍要檢查來源、日期與引用內容，不能只因為流程自動完成，就假設所有資料都正確。
桌面版還能使用本機檔案與應用程式
在取得允許後，ChatGPT 桌面版可以使用本機檔案與應用程式協助工作。
可能的用途包括：
- 從指定資料夾讀取專案文件。
- 整理散落在不同檔案中的內容。
- 把資料移到需要使用的應用程式。
- 協助修改文件與程式。
- 執行需要點擊、輸入或移動檔案的步驟。
這類 Computer Use 功能代表 AI 不只產生建議，也可能實際操作電腦。
只要 AI 能操作檔案與應用程式，使用者就應該把「可以讀取什麼」和「可以修改什麼」分開管理。
可以建立哪些成果？
ChatGPT Work 可以根據資料與工作流程建立：
- 文件。
- 試算表。
- 簡報。
- 分析報告。
- 專案追蹤頁面。
- 互動式儀表板。
- 簡單網站與網頁應用程式。
OpenAI 也推出 Sites 公開測試功能，可以把工作內容轉成可互動的網站或網頁應用程式。
適合的用途包括：
- 專案進度中心。
- 活動行事曆。
- 內部工作入口。
- 即時報表。
- 產品原型。
- 客戶提案展示頁。
當來源資料改變時，也可以要求 ChatGPT 更新相關成果。
什麼是 Scheduled Tasks？
Scheduled Tasks 可以讓 ChatGPT Work 在指定時間或條件下執行工作。
例如：
- 每天檢查網站，整理重要變化。
- 每週讀取團隊訊息，更新會議議程。
- 追蹤客戶回饋，整理常見問題。
- 收到新資料後更新簡報。
- 定期檢查專案是否出現延誤。
這和一般提醒不同。
一般提醒只是告訴你該做什麼；工作型排程則可能取得資料、完成整理並產生新的成果。
因此，排程中要明確寫出：
- 要檢查哪些來源。
- 什麼變化值得回報。
- 沒有重要變化時是否保持安靜。
- 可以更新哪些文件。
- 哪些操作需要人工批准。
一人公司可以怎麼使用？
一人公司不需要一開始就連接所有工具。
可以先挑一段每天或每週都會重複的工作。
例如內容製作流程：
- 讀取已確認的研究資料。
- 整理文章主題與讀者問題。
- 建立網站文章初稿。
- 改寫成不同社群版本。
- 整理圖片需求與發布清單。
- 更新內容進度紀錄。
使用者仍然負責：
- 決定今天的主題。
- 確認事實與來源。
- 選擇正式發布內容。
- 批准圖片與品牌語氣。
- 決定是否對外發布。
這樣能讓 AI 接手資料整理與重複轉換，而不是把品牌決策全部交出去。
小型企業可以怎麼使用？
小型企業可以從一項內部流程開始。
例如每週業務報告：
- 讀取已授權的 CRM 資料。
- 整理本週新客戶與進度。
- 找出沒有後續行動的案件。
- 標示需要負責人處理的問題。
- 建立週會簡報與待辦清單。
這樣的用途比直接要求 AI 自行聯絡客戶更安全。
企業可以先確認資料與建議，等流程穩定後，再逐步增加操作權限。
開始使用前，先準備哪四件事？
第一，明確成果。
不要只說「幫我處理這個專案」，要說明最後希望得到什麼。
例如：
- 一份十頁提案簡報。
- 一張競爭者比較表。
- 一份下週行動清單。
第二，指定資料來源。
告訴 ChatGPT 哪些文件與網站可以使用，哪些內容不可引用。
第三，設定檢查點。
要求 AI 在研究完成、架構完成與正式輸出前，分別等待確認。
第四，限制對外操作。
未經批准，不得寄信、發布、分享、刪除或修改正式資料。
可以直接使用這個 Prompt
請協助完成以下工作，但先不要直接執行全部步驟。第一步，根據我提供的資料整理工作目標、所需來源、預計步驟、完成成果與風險。第二步，標示哪些步驟可以自行完成，哪些需要我確認。第三步，等我批准計畫後再開始。資料不足時請提出問題，不得自行補寫未提供的公司資訊。未經我明確同意，不得寄信、發布、分享、刪除或修改正式檔案。
接著再補充：
- 要完成的工作。
- 可以使用的資料。
- 預計完成時間。
- 希望輸出的格式。
- 不得執行的動作。
哪些工作不適合一開始就交給它？
- 直接對外發布正式聲明。
- 自行決定價格與合約條件。
- 未經確認寄送大量郵件。
- 刪除或覆蓋重要檔案。
- 處理完整客戶個資。
- 執行不可逆的付款或交易。
- 在規則不清楚時自行判斷高風險事項。
這些工作可以由 ChatGPT 準備資料、建立草稿或提出建議，但最後操作應保留人工確認。
使用時要注意哪些資料風險？
連接器與本機應用程式能讓 AI 完成更多工作，也代表它可能接觸更多資料。
使用前要確認：
- 目前連接了哪些工具。
- 每個工具開放哪些資料。
- AI 可以讀取還是可以修改。
- 哪些操作需要再次批准。
- 如何撤回連接權限。
- 公司管理員設定了哪些限制。
不要因為一項工作需要讀取一個資料夾，就直接開放整個雲端硬碟。
AI 工作流程最安全的原則，是只開放完成當前任務所需的最少資料與最少操作權限。
怎麼判斷它有沒有真正提高效率？
不要只看 ChatGPT 執行了多少步驟。
可以比較：
- 工作完成總時間是否下降。
- 在不同工具之間搬運資料的次數是否減少。
- 產生的文件是否能直接使用。
- 人工修改時間是否下降。
- 錯誤、遺漏與重做是否減少。
- 重要決定是否仍由人確認。
如果 AI 花很長時間執行工作，最後仍需要全部重做，就不能只因為它完成很多操作而認為有效率。
目前哪些方案可以使用？
OpenAI 在推出 ChatGPT Work 時表示，網頁與手機版本先向 Pro、Enterprise 與 Edu 方案推出，再擴大至 Plus 與 Business。
新版 ChatGPT 桌面應用程式則提供給 Windows 與 Mac 使用者，Chat、Work 與 Codex 可在包含免費版的各方案中使用。
不過，不同方案的使用額度、連接工具、管理功能與部分操作能力可能不同。
實際可用功能仍應以帳號畫面與工作空間管理設定為準。
今天最重要的判斷
ChatGPT Work 的價值，不是讓 AI 一次接管所有工作。
更適合的使用方式是：
- 挑選一段重複且清楚的流程。
- 提供必要的文件與工具。
- 先要求 AI 規劃步驟。
- 設定人工確認點。
- 逐步增加可以執行的範圍。
- 用實際成果與總工時判斷價值。
當 AI 能跨越網站、文件與工作工具時，真正重要的能力不再只是下 Prompt，而是知道要完成什麼、開放哪些權限，以及在哪些步驟必須由人決定。
今天，和 AI 一起進步一點。
每天學會一個 AI 技巧。
每天節省一點時間。
每天提升一點能力。
SasaDaily，陪你一起成長。
