當 AI 只能回答問題時，最常見的錯誤是一段文字寫得不好。
當 AI 開始讀取文件、搜尋網站、建立簡報，甚至操作工作工具後，錯誤可能發生在整段流程裡。
今天只學一個方法：執行複雜工作前，先請 AI 列出「資料、步驟、確認點」。
為什麼不能直接說「全部幫我做好」？
因為 AI 可能不知道：
- 哪些文件才是最新版。
- 哪些網站可以作為資料來源。
- 最後要產生什麼成果。
- 哪些內容只能準備草稿。
- 哪些操作一定要先得到同意。
如果沒有先確認，AI 可能使用過時資料、漏掉必要步驟，或把尚未核准的內容當成正式版本。
工作愈複雜，第一步愈不應該是立即執行，而是先把 AI 準備怎麼做攤開來檢查。
第一項：資料
先請 AI 列出完成工作時準備使用的資料。
例如：
- 客戶提供的需求文件。
- 最新銷售報表。
- 指定專案資料夾。
- 經過確認的公司介紹。
- 允許查詢的公開網站。
同時也要標示：
- 哪一份是最新版。
- 哪些資料可能過期。
- 哪些資訊彼此矛盾。
- 目前還缺少什麼。
- 哪些內容不得使用。
這一步可以避免 AI 因為找到很多資料，就把所有內容混在一起使用。
第二項：步驟
接著請 AI 把工作拆成可以檢查的執行順序。
例如製作一份客戶提案，可以拆成：
- 整理客戶目標與限制。
- 確認仍需補充的資料。
- 研究指定市場與競爭者。
- 提出三個提案方向。
- 等待使用者選擇方向。
- 建立完整內容架構。
- 製作簡報初稿。
- 檢查數字、來源與承諾。
拆開後，你可以在 AI 做錯方向以前先修正。
先檢查工作路線，比等 AI 完成二十頁錯誤簡報後再全部重做，更能節省時間。
第三項：確認點
不是所有步驟都應該由 AI 自動完成。
需要人工確認的位置可能包括：
- 選擇正式提案方向。
- 確認價格與交付範圍。
- 使用客戶或公司敏感資料。
- 修改正式檔案。
- 寄送電子郵件。
- 分享或發布成果。
- 刪除、覆蓋或移動重要資料。
在這些步驟前，AI 應先停止並等待明確批准。
沒有收到「同意執行」，就只能準備草稿或說明下一步。
可以直接使用這個 Prompt
我要請你協助完成以下工作，但現在先不要執行。請先分成三部分：一、列出你準備使用的資料與來源，並標示最新版、疑點及缺少資料；二、列出完整執行步驟與每一步的預計成果；三、標示需要我人工確認的步驟。資料不足時請提出問題，不得自行補寫。未經我明確同意，不得寄信、發布、分享、刪除、覆蓋或修改正式檔案。
接著再補上：
- 你要完成的工作。
- 最後希望得到的成果。
- 允許使用的資料。
- 不能執行的操作。
- 預計完成時間。
實際範例：準備每週業務報告
不要只輸入：
幫我完成這週的業務報告。
可以改成：
我要製作本週業務報告。請先不要開始寫。先列出你準備使用的銷售資料、客戶紀錄與上週報告，再列出整理數字、比較變化、找出待追蹤案件與建立簡報的步驟。修改正式報表或傳送給團隊前，必須等待我確認。
AI 回覆計畫後，你要先檢查：
- 是否使用正確日期範圍。
- 資料是否來自正確帳號或資料夾。
- 是否混入已取消的案件。
- 計算方式是否符合公司規則。
- 是否清楚標出人工確認點。
實際範例：把一篇文章改成多平台內容
這項工作可以拆成：
- 確認正式文章版本。
- 找出核心訊息。
- 確認各平台目標與長度。
- 分別建立內容草稿。
- 檢查事實與語氣。
- 等待人工選擇正式版本。
- 核准後才排程發布。
確認點可以放在：
- 核心訊息整理完成後。
- 各平台草稿完成後。
- 正式發布之前。
這樣 AI 可以處理改寫工作，但不會自行決定品牌應該說什麼。
資料不足時，AI 應該怎麼做？
要求它把缺少的資訊列成問題，而不是自行猜測。
例如：
- 目前沒有正式報價。
- 找不到最新活動日期。
- 兩份文件的服務範圍不同。
- 不確定哪一版簡報已獲得批准。
此時 AI 應停止相關步驟，等你補充或指定資料。
「待確認」不是工作沒有完成，而是避免錯誤資料繼續流進後面的成果。
哪些確認點不能省略？
- 對外報價與商業承諾。
- 醫療、法律與財務建議。
- 使用個人或客戶敏感資料。
- 正式寄信與公開發布。
- 付款、退款與交易。
- 刪除或覆蓋重要文件。
- 改變帳號、權限與系統設定。
AI 可以準備資料與草稿，但這些操作通常具有責任或難以復原，應保留人工批准。
怎麼判斷步驟拆得夠不夠清楚？
每一步最好都能回答三個問題：
- 這一步使用什麼資料？
- 這一步完成後會得到什麼？
- 下一步開始前需要誰確認？
如果某一步寫成「處理所有內容」或「完成剩下工作」，代表範圍仍然太大。
可以再拆成較小、能檢查的成果。
AI 列出的計畫一定正確嗎？
不一定。
計畫本身也可能：
- 漏掉必要步驟。
- 使用錯誤順序。
- 誤解工作目的。
- 設定太少確認點。
- 要求過多不必要資料。
所以這個方法不是把規劃也完全交給 AI。
而是讓 AI 先提出可見的工作計畫，再由你修改與批准。
批准後要一次全部執行嗎？
不必。
較安全的方式是分段批准。
例如：
- 先批准資料整理。
- 確認沒有使用錯誤來源。
- 再批准建立內容架構。
- 確認方向正確。
- 最後才批准製作正式成果。
工作時間愈長、資料愈敏感或操作愈難復原，確認點就應該愈多。
這個方法最適合哪些工作？
- 市場研究與提案製作。
- 跨文件資料整理。
- 週報與月報更新。
- 內容製作與多平台改寫。
- 客戶資料分析。
- 網站與專案更新。
- 需要多個工具配合的工作。
只有一個簡單問題時，不一定需要完整計畫。
但只要工作會使用多份資料、經過多個步驟或產生正式操作，就值得先做這三項檢查。
最常見的五個錯誤
- 只說明工作目標，沒有指定資料來源。
- 批准整個任務，沒有分段確認。
- 允許 AI 讀取比任務需要更多的資料。
- 沒有禁止寄信、發布與修改正式檔案。
- 只檢查最後成果，沒有檢查中間步驟。
這些錯誤可能讓 AI 很努力地完成一段錯誤流程。
今天只記住這三件事
- 資料：先確認 AI 準備使用什麼。
- 步驟：先看它打算怎麼完成工作。
- 確認點：先決定哪些地方必須等你同意。
AI 能做的步驟愈多，你愈需要在開始前看清楚它的資料、路線與停止位置。
今天，和 AI 一起進步一點。
每天學會一個 AI 技巧。
每天節省一點時間。
每天提升一點能力。
SasaDaily，陪你一起成長。
