團隊在 Slack、LINE、會議或群組裡討論工作時，訊息通常很多。
大家可能提出意見、補充資料、改變方向，最後卻沒有人說清楚誰要做什麼。
今天只學一個技巧：請 AI 把討論整理成「決定、負責人、下一步、待確認問題」四個部分。
不要只叫 AI「整理重點」
如果只輸入「幫我整理這段討論」，AI 通常會產生一份摘要。
摘要可以幫助閱讀，卻不一定能直接拿來工作。
真正需要的是：
- 團隊已經決定什麼。
- 每件事由誰負責。
- 接下來要完成什麼。
- 哪些問題仍然沒有答案。
這四項能把聊天內容變成實際行動。
今天可以直接使用的 Prompt
請根據以下團隊討論，只整理四個部分：一、已確認的決定；二、每項工作的負責人；三、下一步行動；四、仍待確認的問題。只能使用討論中明確出現的資訊。如果沒有指定負責人、日期或決定，請標示「未確認」，不要自行猜測。討論內容如下：
把討論內容貼在這段 Prompt 後面即可。
為什麼要加上「不要自行猜測」？
團隊討論裡常會出現模糊說法。
- 「這個之後再處理。」
- 「應該可以由行銷部負責。」
- 「下週找時間確認。」
- 「可能要再問客戶。」
這些句子並不是正式決定。
如果沒有加上限制，AI 可能把推測寫成確定事項，甚至自行補上負責人與日期。
沒有明確說出口的決定，就應該標示未確認，而不是由 AI 幫團隊決定。
AI 回答後要檢查什麼？
第一，決定是否真的已經確認。
有人提出建議，不代表團隊已經同意。
第二，負責人是否有明確指派。
「我們來處理」不能直接被改成某一個人的名字。
第三，下一步是否可以執行。
「繼續研究」太模糊，最好改成「比較三個方案並在下次會議提出」。
第四，日期是否來自原始討論。
AI 不應自行把「下週」轉成某個確切日期，除非討論時間與規則都很清楚。
一個簡單範例
原始討論可能是：
小美：網站首頁圖片太舊了。阿明：我星期五前整理三張新圖。主管：好，先不要改版面，只換圖片。至於手機版速度，下週再討論。
AI 應該整理成：
- 已確認的決定：本次只更換首頁圖片，不修改版面。
- 負責人：阿明負責整理三張新圖片。
- 下一步：阿明在星期五前提供三張圖片。
- 待確認問題：手機版速度問題留待下週討論。
這樣的結果比一般摘要更容易直接放進工作清單。
討論太長時怎麼辦？
不要一次貼入幾個月的所有訊息。
先限制範圍，例如：
- 只整理今天的討論。
- 只整理某一個專案。
- 只整理最後一次會議。
- 只整理包含指定關鍵字的訊息。
資料範圍愈清楚，AI 愈不容易把不同時間的決定混在一起。
可以再加上完成標準
如果任務需要驗收，可以在 Prompt 後面加一句：
每一項下一步行動，請同時列出可以確認是否完成的結果；原始討論沒有說明時，標示「完成標準未確認」。
例如「準備新圖片」的完成標準可能是三張符合尺寸的圖片，而不是只寫「已處理」。
哪些內容不要直接貼給一般 AI？
- 客戶個人資料。
- 帳號、密碼與存取金鑰。
- 未公開的財務資訊。
- 員工醫療與人事資料。
- 機密合約與法律文件。
使用前先刪除姓名、電話、電子郵件與其他不必要的敏感內容。
公司也應確認所使用工具的資料政策與內部規定。
SasaDaily 可以怎麼使用？
SasaDaily 可以用這個方法整理每日內容進度。
例如把當天對話整理成：
- 已完成：哪些系列文章已產生並發布。
- 負責人：目前由誰處理圖片、網站或社群發布。
- 下一步：下一篇要製作哪個系列。
- 待確認：哪些連結、圖片或資料仍需檢查。
這樣可以減少對話很長之後，忘記今天做到哪裡的情況。
常見問題 FAQ
AI 可以直接把整理結果加入專案工具嗎？
可以透過支援的協作或自動化工具完成，但正式建立任務前，最好先讓人確認負責人、日期與內容。
討論中沒有負責人怎麼辦？
請 AI 標示「負責人未確認」，再由團隊真正指派，不要讓 AI 自行選人。
AI 可以判斷哪個意見最後勝出嗎？
只有討論中出現明確確認，例如「就照這個方案執行」，才能列為決定。否則應放進待確認問題。
整理結果可以直接當會議紀錄嗎？
可以作為初稿，但仍要由參與者確認，避免遺漏重要條件或把建議誤寫成決議。
結語
團隊討論真正需要留下的，不只是大家說了什麼，而是最後決定了什麼、誰要負責，以及下一步要做什麼。
只要要求 AI 分成「決定、負責人、下一步、待確認問題」，並禁止它補充沒有出現的資訊，就能把混亂的聊天快速整理成可執行的工作清單。
今天，和 AI 一起進步一點。
每天學會一個 AI 技巧。
每天節省一點時間。
每天提升一點能力。
SasaDaily，陪你一起成長。
